Идентификация ключевых факторов успеха

Для измерения краткосрочных показателей функционирования бизнес-единицы следует воспользоваться ключевыми факторами успеха. Типичными факторами этого рода служат модели продаж, объем и качество продукции, количество невыполненных заказов, маржа продаж и текучесть кадров. После того как основные требования к данным факторам разработаны, менеджер должен отобрать сотрудников, которые будут участвовать в процессе измерения. Они должны обладать соответствующей информацией или их участие поможет в реализации проекта. Типичные вопросы на этом этапе следующие:

• Какие факторы успеха следует считать ключевыми? Изменяются ли они от одной бизнес-единицы к другой? Изменяются ли они при переходе от одного географического рынка к другому?

• С учетом целей организации, какие заинтересованные стороны должны быть удовлетворены выбранными показателями функционирования? Какие параметры прибыли собственники хотят получать, с какой частотой и в какое время? Например, хотят ли лица, внесшие пожертвования, получить доказательство того, на что пошли их деньги?

• Как факторы, критичные для достижения успеха, связаны друг с другом, изменяется ли эта связь со временем? Например, ведет ли меньшая текучка кадров к более качественному обслуживанию потребителей, и обеспечивает ли это более прибыльные продажи?

• Какие сотрудники в организации владеют важными данными по каждому ключевому фактору успеха? Как их можно мотивировать, чтобы они участвовали в разработке и поддержании каждого такого фактора?

Выявление ключевых отчетов или других выходных данных

Системы планирования и администрирования разрабатываются, чтобы предоставлять исходные данные для лиц, принимающих решения. В связи с этим важно разобраться, какие типы таких исходных составляющих нужны тем или иным лицам, принимающим решение, какая нужна информация, последовательность ее предоставления. Основными вопросами можно считать следующие:

• Если говорить о лицах, принимающих решение, то кому из них требуются отчеты в письменном виде? Кто предпочитает устное общение? С кем можно вступать в контакт через компьютерные системы или в ходе видеоконференций?

• Какой график поставки информации необходим, чтобы помочь каждому лицу, принимающему решение, выполнять свои задачи эффективнее и производительнее?

• В идеале, какую информацию должны получать подразделения, разные уровни менеджмента и ключевые сотрудники?

Оценивание требований технологического характера

Если технологический аспект имеет важное значение, он может внести заметные изменения в выходные данные, предоставляемые системами PAS. В связи с этим технологию следует оценивать в параметрах издержек и эффективности по подсистемам, учитывая ожидаемый объем данных и выделенные ресурсы. К ключевым вопросам относятся следующие:

• Насколько подготовленными пользователями компьютеров являются сотрудники, поставщики и заказчики? Каково текущее состояние компьютерной технологии?

• Требуется ли бизнесу оперативность и точность интегрированных компьютерных систем или большинство систем могут быть менее структурированными и более персональными?

Разработка исходных систем

В какой-то момент времени системы необходимо задействовать или использовать для решения возникающих задач. В связи с этим элементы систем стратегических аспектов, информации, измерения и оценивания должны находиться в соответствующем месте. На ранних этапах эти системы могут быть экспериментальными, а сотрудники учатся ими пользоваться. По мере обучения каждая система совершенствуется и наращивается. Здесь важно задать следующие вопросы:

• Какие минимальные системы потребуются для удовлетворения требований различных агентств, занимающихся регулированием деятельности, включая налоговую

службу, трудовую инспекцию, агентство по контролю за загрязнением окружающей среды и т.д.

• Какие документы помогут новым сотрудникам, если бизнес будет расширяться и если потребуется добавить в системы PAS более сложные компоненты или разместить их в новых операционных местах?

Резюме

Системы PAS - важным элемент инфраструктуры, необходимый для эффективного стратегического менеджмента в организации. Поэтому их проектирование и характеристики сильно влияют на результаты. Когда такие системы спроектированы правильно, они существенно облегчают принятие решений, повышают их качество. Однако когда изменения во внешней среде приводят к их устареванию, эти системы должны немедленно подвергаться тщательной ревизии. Многие системы PAS требуют соответствующего внимания, но ни менеджеры, ни аналитики не должны питать особых пристрастий к каким-то системам только потому, что они оперативнее или их легко реализовать.

Системы PAS не самодостаточные. Их предназначение - способствовать достижению целей организации; они действительно могут внести свой вклад в продолжающийся процесс идентификации целей организации. Стратегические аспекты, системы планирования, контроля и информации должны генерировать данные, требуемые для анализа. Это позволяет решить проблему выбора: следует ли организации занимается только очевидными задачами или целесообразнее распределить свои ресурсы на возможности, обеспечивающие более высокую доходность.

Системы PAS не должны устаревать. Изменения во внешней среде всегда проверяют, насколько оправдано использование имеющихся систем. Например, часто полигонами для проверки способности подсистемы стратегических аспектов своевременно выявлять новые тренды становятся Перемены технологического характера, вызывающие смещение во всех типах предлагаемой на рынке продукции. Поэтому системы PAS необходимо постоянно оценивать, уточнять, когда это необходимо, и изменять.