Контроль кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность - это одна из наиболее уязвимых областей для мошенничества применительно к любой компании. Хотя это и не источник высоколиквидных наличных денег, это основное направление расходования средств компании. Оплата поставщикам за товары и услуги, которые никогда не будут поставлены или оказаны, поддельные счета-фактуры или измененные итоги - все это требует приложения определенных умственных усилий, а не просто отсутствия совести, чтобы запустить руку в кассу. Но хищение кредиторской задолженности стоит тех усилий, которые приходится прикладывать наиболее предприимчивым сотрудникам.

Как мы уже отмечали ранее, хорошим способом борьбы с различными злоупотреблениями является разделение обязанностей, например, таких, как санкционирование оплаты, учет оплаты и расходование средств, между различными сотрудниками. Это снизит вероятность мошенничества и, таким образом, будет способствовать сохранению активов компании. (Конечно, чем больше операций связано с наличностью, тем выше риск мошенничества.) Рассмотрим следующую ситуацию.

> Когда рабочие разгружают товары на складе, заведующий складом проверя ет соответствие полученных товаров счету-фактуре, а рабочие складирую: их как положено.

> Бухгалтерия отражает сумму по счету-фактуре как кредиторскую задолжен ность, сверяясь с бланком заказа на покупку данных товаров. Для проверк! правильности проводки может потребоваться подпись еще одного лица.

> Чеки хранятся у третьего лица, не являю-щегося сотрудником бухгалтерии и н( имеющего отношения к учету, которое у выдает их сотруднику бухгалтерии. Чей отрываются согласно графику оплаты, ус тановленному сотрудником бухгалтерии.

> Сотрудник, ответственный за расходование средств, например финансовый директор, подписывает чеки после ознакомления с работой, проделанной бухгалтерией. Неиспользованные чеки возвращаются третьему лицу, которое проверяет число использованных чеков и число оставшихся чеков.

В данном случае мы предполагаем, что данные в аналитическом регистре учета кредиторской задолженности совпадают с данными в Главной книге. И это так- же важно с точки зрения обеспечение сохранности активов. Чек никогда не бу- дет выписан, если итоги Главной книги и аналитического регистра не будут совпадать.

Подсказка

Требования к вашей системе внутрихозяйственного контроля могут изменяться по мере того, как будут меняться условия деятельности и сотрудники компании. Удостоверьтесь, что банковские карточки и образцы подписей изменены соответствующем образом, прежде чем они вам понадобятся.

онтрОАЬ запасов

амая большая проблема, конечно, это запа-,1, исчезающие среди ночи в неизвестном 1правлении. Наилучшим средством внут-1хозяйственного контроля в этом случае !ляется оперативное ведение записей, что )зволит иметь информацию о состоянии и эстонахождении запасов по мере их дви-ения по этапам производственного цикла тлоть до готовой продукции, или система шрерывного учета запасов. Если вы будете едовать рекомендациям, данным в главе, эсвященной управлению запасами, вы бу-1те обладать исчерпывающей информаци-1 о состоянии и местонахождении запасов любой момент времени и сможете срав-;гть ее с фактическим наличием запасов, онечно, это подразумевает проведение нвентаризации запасов, результаты ко-

Будьтс осторожны!

в большинстве случаев финансовый директор и руководители других отделов компании ответственны за систему внутрихозяйственного контроля. Однако, если у кого-либо из них есть серьезные личные проблемы, особенно финансового характера, они не должны иметь подобных полномочий, вне зависимости от их служебного положения. Иногда в условиях кризисной ситуации человек может менять свои суждения и, будучи в обычной сигу-ации честным и заслуживающим доверия, сделать ошибку.

жтроАЬ дебиторской задолженности

];е раз, разделение обязанностей - это ключ к сохранности активов компа-и, и в том числе дебиторской задолженности. Конечно, продавец сам вряд ли дет отражать реализацию товаров в регистре учета дебиторской задолжен-сти. Это делает кто-нибудь из сотрудников бухгалтерии, выполняя все необ-димые процедуры, чтобы убедиться, что сумма отражена правильно. Основ-IM источником информации, на который следует опираться бухгалтеру, в ином случае является выписанный счет-фактура.

)гда приближается момент получения денег от покупателя, целесообразно ручить двум разным сотрудникам следующие обязанности: один из них долги принять оплату, а другой должен отразить это соответствующим образом лавной книге. Лицо, получившее чек, которое может и не являться сотрудни-м бухгалтерии, должно зарегистрировать оплату, передать чек в банк, подго-вить необходимую документацию и передать ее для того, чтобы можно было елать соответствующие записи в регистре учета дебиторской задолженнос-. Необходимая документация может включать выписку банка, корешки че-1В и ксерокопии самих чеков.

этого метода два преимущества. Кроме того что снижается риск незаконного )исвоения средств, перечисленных покупателем в качестве оплаты товаров lH услуг, повышается скорость обработки чеков и подготовки всей необходи-)й документации.

торой можно сравнить с информацией, отраженной в учете. Но чем чаще вы будете проводить инвентаризацию запасов, тем меньше будет возможности для хищений и воровства. Это также лишний раз напомнит заведующему складом о его материальной ответственности за сохранность запасов. Вообще, чем больше уверенности вы демонстрируете относительно сохранности ваших запасов, тем менее вероятно, что кто-либо из сотрудников захочет на них посягнуть.

Контроль за начислением и выплатой заработной платы

Неверно или незаконно заполненные табели и карты учета рабочего времени, пробитые кем-то другим, а не самим сотрудником, являются наиболее распространенными случаями мошенничества в области оплаты труда. Неверно заполненные отчеты о выполненных работах в случае применения сдельной формы оплаты - еще один способ для злоупотреблений. Были даже такие случаи, когда несколько сотрудников договаривались создать вымышленного сотрудника, а затем разделить между собой его заработную плату. В данном случае необходимы строгий контроль, понимание сотрудниками ответственности и быстрое наказание, чтобы пресечь данные формы мелких хищений прежде, чем они приведут к существенным потерям. Необходимо помнить, что:

> тонкий ручеек, беспрепятственно может стать потоком;

> одно плохое яблоко может испортить целую корзину.

Учет наличности

Несмотря на то что по кассе проходят относительно небольшие суммы и, как может показаться, поживиться здесь особо нечем, наличные деньги, особенно мелочь, - это наиболее распространенный объект хищений, потому что сделать это с наличными деньгами легче всего. Вот несколько советов, как обеспечить сохранность мелкой наличности.

> Возможно, самым лучшим способом является авансовая система. Сначала устанавливается, сколько и каких мелких денег должно приходиться на определенную сумму наличных денег в кассе. Затем, по мере того как мелкие деньги будут расходоваться, их количество должно пополняться до установленного соотношения за счет размена более крупных купюр.

> Пусть один человек будет ответственным за сохранность наличных денег, в его обязанности должны входить наблюдение и контроль за остатками денежных средств в кассе.

> Пусть другой человек будет ответственным за распределение мелкой наличности.