Глава 10

Заработная плата

в этой главе

> Выбор системы оплаты труда

> Определение «стоимости» персонала

> Налоги, удерживаемые из заработной платы

> Использование услуг специализированных компаний

> Учет пособий и иных выплат

Когда приходит время подсчитать расходы компании, то, скорее всего, согласно регистрам бухгалтерского учета, самой бо.льшой статьей расходов являются расходы на заработную плату, пособия и иные выплаты сотрудникам. Сотрудники, с одной стороны, могут быть тем двигателем, от которого зависит успех компании, но, с другой стороны, содержание этого двигателя обходится недешево. Хорошее топливо, в виде хороших зарплат и пособий, стоит довольно дорого.

Возможно, ваши обязанности, касающиеся учета заработной платы, ограничены утверждением табелей рабочего времени. Но это не освобождает вас от обязанности знать больше о системе учета оплаты труда, применяемой в вашей компании. Расходы на заработную плату, пособия и иные выплаты относятся к операционным расходам, и, как и все операционные расходы, они занимают довольно большую долю в общих расходах ко>шании и отгшмают у менеджеров и бухгалтеров довольно много времени

То же можно сказать и о выборе и применении той или иной системы учета оплаты труда. В зависимости от того, с чем приходится иметь дело менеджеру по персоналу, с чем-то простым, вроде фиксированных окладов без пособий и

льгот, или с чем-то более сложным, вроде нескольких видов сдельной оплаты, сверхурочных, премий или чаевых, усложняется и платежная ведомость и ведение учета всех этих видов оплаты. Добавьте к этому удержание налогов из заработной платы и требования к отчетности, и вы увидите, что эта система требует немалых затрат рабочего времени, чтобы все в ней было правильно. Именно поэтому существуют специализированные службы, которые занимаются

исключительно ведением учета оплаты труда и составлением платежных ведомостей. Но вне зависимости от того, пользуется ли ваша компания услугами такой службы илг ведет учет собственными силами, суть остается неизменной. Вы долж.ны освоить основные вопросы, касающиеся учета оплать труда, если вы собираетесь как-то за.метнс улучшить процесс ведения учета оплать труда в вашей компании.

Постановка системы учета оплаты труда

Подсказка

Если сотрудники вашей компании работают в разных штатах, то процесс начисления им заработной платы будет регулироваться различными нормативными актами, в зависимости от штата, в котором они работают. Поэтому если бухгалтер начнет делать соответствующие записи в учете заранее, чтобы правильно отразить начисление заработной платы согласно требованиям законодательства каждого штата, то он значительно сэкономит время, которое бы ему потребовалось для составления и согласования квартальных и годового отчетов.

Расширять эффективную систему учета оп латы труда и управлять ей совсем не трудно чтобы сделать все правильно, от вас потребу ется только время и внимание. Как и в любол

У разделе бухгалтерского учета, в учете оплать

труда главное - это точность, последователь ность и контроль записей. Если вы уделите достаточно внимания соблюдению эти: принципов в самом начале, то таким образом вы избежите шoгиx проб,\ем при вы плате заработной платы. Правда, большинство сотрудников вашей ко>шании вря,, ли оставитш бы их без внимания: в большинстве компаний са1мый важный день -это день выплаты заработной платы, а наиболее тщательно изучаемый документ -это расчетная или платежная ведомость. Таким образом, для любой компании са мое главное - это надлежащее ведение записей и представление отчетности в на лотовые органы, которые считают налоги, удерживае.мые из заработной плать: своими деньгами, предоставленными вам во временное пользование.

Как правильно вести учет оплаты труда

Какую информацию следует отражать при ведении учета оплаты труда? В уче те должна быть отражена информация о факторах, непосредственно влияю щих на размер заработной платы, пособий и иных выплат, полагающихся сс грудникам в качестве компенсации за их труд.

Прежде всего, давайте оговоримся, что мы предполагаем, что ваша компания от-досится к най>гу новых сотрудников со всей ответственностью и подписывает все необходимые документы, включая форму W-4. Затем, в течение каждого периода выплаты заработной платы, бухгалтер должен выполнять следующие действия:

1) собрать все записи о том, сколько денег было заработано и какие работы вы-по/лнены. Они могут иметь вид табелей учета рабочего времени, листов с описанием выполненных сдельных работ, отчетов о комиссионных и премиях или списка должностных окладов;

2) внести все изменения в платежную ведомость. Это может быть информация о новых сотрудниках, увеличении заработной платы, начислении премий, отпускных или сверхурочных и т. п. Таким же образом нужно отразить все вычеты из заработной платы, включая различные налоги, членские взносы, отчисления на благотворихельность и т. д.;

3) вычису\ить суммы, подделчащие выплате, и выписать на эти суммы чеки сотрудникам и налоговым органам. Это можно сделать и с по>ющью автоматизированных систем учета;

4) заполнить платежную ведомость;

5) сделать соответствующие записи в Главной книге, в разделе, посвященном оплате труда.

Предполагается, что в процессе ведения учета и начисления оплаты труда ваша компания также ведет учет и начисляет пособия по временной нетрудоспособности, уходу за ребенком, отпускные и другие доходы, причитающиеся сотрудникам согласно внутренней по\итике компании или нормативным актам.

Журнал

Если хотя бы некоторым сотрудникам выплачивается повременная заработная плата, скорее всего, в вашей компании ведутся табели учета рабочего времени, и возможно, даже у каждого сотрудника есть специальная карта, которую он пробивает при входе и выходе. Так как целью является регистрация точного времени прихода и ухода сотрудников, должны быть разработаны правила использования этих карт. В большинстве случаев эти правила заключаются в следующем: карта Сотрудника должны быть полностью заполнена, чтобы он мог получить заработную плату, сотрудник не вправе пробивать каргу другого сотрудника и контролеры должны проверять правильность заполнения каждой карты и подтверждать ее своей подписью. Штрафы за нарушение правил использования карт компания устанавливает самостоятельно.

Сбор информации о заработной плате

Информация, которая попадает в платежную ведо>юсть, всегда требует доказательств, оформленных определенным образом. Без них нельзя выписать ни одного чека, даже если речь идет всего лишь о месячном отчете о количестве ра-