у Она достаточно гибкая, и ей легко управлять.

у- Она не требует больших затрат для текущего содержания и развития. у Она излишне не бюрократизирована.

у И, что наиболее важно, она способна просчитать последствия тех или иных ситуаций, позволяя компании заранее выявлять и исправлять допущенные ошибки.

Составляющие эффективной системы контроля довольно очевидны, но тем не менее приведем их здесь еще раз.

у В основе эффективной системы контроля лежит установление нормативных или плановых показателей деятельности. Для каждого вида деятельности - производственной, торговой, посреднической - в рамках системы контроля должны быть-установлены нормативные показатели, на основании которых можно было бы оценить результаты этой деятельности. Если таких нормативных показателей нет, то сотрудникам компании будет не с чем сравнить достигнутые результаты, чтобы понять, что что-то идет не так, или они могут не прийти к единому мнению касательно оценки сложившейся ситуации.

> Компания должна использовать нормативные показатели для оценки фактических результатов деятельности. Например, размер годового бюджета - это абсолютная величина, с которой сравниваются показатели годового объема продаж. Все остальные показатели - от выпуска до реализованной продукции - оцениваются на основании этих двух. Это может показаться очевидным, но компании - это в основном группы людей... а большинству людей свойственно и ошибаться, и заблуждаться.

> В случае возникновения каких-либо отклонений от нормативов, в рамках системы контроля необходимо определить, являются ли эти отклонения существенными. Политикой компании может быть предусмотрено, что существенными считаются, например, отклонения свыше пяти процентов в большую или меньшую сторону. Или вы можете определить границы существенности отклонений для каждого отдела или каждого проекта. Значения этих границ должны быть закреплены в системе контроля. Не стоит ждать, пока вы на собственном опыте поймете, какое снижение показателей является критическим.

> Если отклонение является существенным, то есть превышает максимально допустимый уровень, необходимо предпринять соответствующие меры. Некоторые стандартные операции можно также закрепить в самой системе контроля.

Эти рекомендации по организации контрольной системы могут показаться слишком общими. Но есть другие параметры, по которым можно определить, эффективно или нет работает система контроля. Давайте рассмотрим некоторые из этих параметров более подробно.

Своевременность и применимость

Средства контроля, которые существуют в теории, но не применяются на практике, можно сказать, что и не существуют вовсе. Кроме того, от тех, которые существуют, но используются очень редко, также мало толку. Установите и применяйте различные средства контроля, в том числе и систему нормативных показателей, так, чтобы как можно точнее оценить текущую деятельность компании.

Давайте в качестве примера рассмотрим магазин розничной торговли, специализирующийся на продаже вина и другой алкогольной продукции. Одной из наиболее распространенных ошибок, которую допускают подобные компании, является то, что они не планируют, а затем не стремятся достичь определенного объема продаж за определенный срок - за неделю, за месяц - каждого вида продукции. В нашем примере ошибка владельца магазина состояла в том, что он заблаговременно не позаботился о системе контроля, и это дорого ему обошлось. Обратим внимание на купленное магазином для последующей реализации отличное дорогое ирландское виски. Оптовый продавец продал его по очень выгодной цене, что позволяло магазину получить больше прибыли от продажи каждой бутылки. К сожалению, владелец магазина не сумел правильно определить, сколько ему понадобится времени, чтобы продать эти три ящика, в то время как, даже принимая во внимание очень высокую норму прибыли, ему необходимо реализовать в течение шести месяцев.

Когда в конечном счете через 18 месяцев ему пришлось продать свой магазин, у него все еще оставались два с половиной ящика. В розничную цену пришлось включить плату за хранение всего запаса виски на складе, что увеличило его стоимость приблизительно на 38 центов с каждого доллара. Таким образом, магазин не только потерял потенциальную прибыль, но и значительную часть средств, вложенных в формирование запасов

Экономичность создания и функционирования

Одним из существенных недостатков многих систем контро.ля является то, что они требуют значительного количества ресурсов, например рабочего времени сотрудников. Исходя из стереотипа, что «чем больше, тем лучше», некоторые компании проводят многократные проверки, состав/\яют разнообразные отчеты, затрачивая на осуществление контроля больше средств, чем он позволяет сэкономить.

Это не правильно. Система должна быть как можно более простой и как можно в большей степени автоматизирована. Так вы сможете быстрее принимать решения, сравнивая фактические данные с установленными нормативами, не затрачивая при этом много сил и времени на проведение анализа. В случае с розничным магазином можно было бы просто создать электронную таблицу для отражения информации о максимально допустимых сроках pea-

дизации различных видов продукции в соответствии с долей прибыли в цене каждого из них. Чем ниже доля прибыли в цене, тем меньше будет этот срок, так как, чтобы получить тот же объем прибыли, необходимо обеспечить более высокие объемы реализации. Это простое решение для многих розничных продавцов является просто чудом.

Более высокая доля прибыли в цене на ирландское виски в рассматриваемом примере, возможно, и делает егр более выгодным товаром, с точки зрения розничного продавца. Но перед тем, как приобретать его для последующей реализации, розничному

продавцу необходимо посмотреть, каковы Ч. У

были объемы продаж данного товара за последние несколько лет - две бутылки за три года, - тогда риск, связанный с приобретением этого товара, был бы для него очевиден. Владея магазином, специализирующимся на продаже вина, он мог бы предположить, что виски вряд ли будет пользоваться особой популярностью у его постоянных покупателей. Каким бы выгодным ни был товар и какая бы доли прибыли ни была заложена в его цену, магазин не сможет получить эту прибыль до тех пор, пока не продаст этот товар.

Подсказка

При использовании систем внутреннего контроля, прежде всего, оценивайте результаты основной деятельности компании. При включении в анализ результатов сопутствующей или побочной деятельности, вы можете исказить результаты и не понять истинного положения вещей. Для того чтобы результаты были более точными, на каждом этапе анализа уделяйте особое внимание основным видам деятельности

Максимальная точность

Какой бы совершенной ни была система внутреннего контроля, решения все равно принимает человек, а для того, чтобы решение было обоснованным, ему необходима точная информация. И кто бы ни занимался сбором этой информации, он обязан обеспечить максимальную точность. Даже самый гениальный менеджер не сможет принять верное решение, основываясь на неточной информации. И это правило применимо как в условиях маленького розничного магазинчика, так и в условиях огромного производственного конгломерата. Если бы владелец магазина в нашем примере оказался бы достаточно прозорливым и применил средства системы внутреннего контроля по истечении шести месяцев - максимально допустимого срока для реализации приобретенных запасов виски, - он бы, скорее всего, оценил следующее:

> размещение полок, на которых находятся бутылки ирландского виски;

> чистота тех сортов, объем продаж которых митгамален, по сравнению с другими, более популярными сортами;

> историю этого продукта как части «эксклюзивных товаров», представленных в магазине;