АУДИТ УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ
Цель этого раздела - объяснить вам (или специально назначенным людям), информацию по каким направлениям деятельности компании вы должны будете собрать при проведении аудита, чтобы впоследствии, после ее систематизации и анализа, вы смогли разработать план работ по проекту.
Мы составили вам в помощь вопросники для проведения аудита. Содержащиеся в них вопросы должны задаваться строго соответствующим сотрудникам. Вам также нужно быть в курсе всех программ и проектов, которые уже действуют в вашей компании и могут повлиять на реализацию данного проекта.
Если в компании нет никакой системы управления информацией, то тогда вам придется проанализировать ход реализации этих программ и проектов. Однако мы при написании этого раздела исходили из того, что вы будете проводить аудит только знаний.
Завершив аудит, вам нужно будет изучить полученные ответы и выделить все, что вы сочтете важным для вашей компании и имеющим отношение к обмену и управлению знаниями. Эти вопросники, безусловно, нельзя считать исчерпывающими, но их вполне можно взять за основу.
ПЛАНИРОВАНИЕ АУДИТА
Прежде чем приступить к внедрению управления знаниями, вам нужно составить план проведения аудита знаний, призванного определить текущее положение дел со знаниями в компании.
к этому моменту в ходе своего первоначального анализа и общения с топ-менеджерами вы уже определите ключевые проблемы и сможете составить план проведения аудита.
Планировать и проводить аудит необходимо, при-/1ерживаясь обычных принципов управления проектом. При этом нужно решить следующие основные 1Юпросы:
•Кто будет принимать участие в аудите? Кто будет руководить проектом?
•В какие сроки он будет проведен и из каких этапов состоять?
•Какая информация и в каком виде должна быть собрана?
•Как заинтересованные лица будут информированы о целях и условиях проведения аудита? (Важно, чтобы люди понимали смысл его проведения и предоставили проверяющим всю запрашиваемую информацию.)
•Во что обойдется проведение аудита (какие специалисты будут его проводить и сколько времени на это потратят)?
ПРОЦЕСС АУДИТА
Лучше, чтобы аудит знаний проводился собственными силами и им руководила команда, занимающаяся реа-JHiзaциeй проекта. Если пригласить внешних консультантов, то люди могут отнестись к ним с недоверием и предоставить им не всю имеющуюся у них информа-
цию. в любом случае важно разъяснить служащим цели и смысл проведения аудита и постоянно держать их в курсе происходящего. Только в этом случае вы сможете получить надежную информацию.
Мы предлагаем провести аудит на уровне всей компании и на уровне ее отдельных сотрудников, организовав семинары и собеседования или распространив вопросники.
1.Аудит на уровне компании дает нам более широкое представление о наших знаниях на уровне всей компании и ее подразделений.
2.Аудит на уровне отдельных служащих позволяет выяснить мнения сотрудников различных подразделений компании и сравнить их с мнением других служащих и управляющих.
Аудит предполагает:
•изучение основных аспектов деятельности компании;
•определение нынешних источников знаний;
•подготовку плана работ по проекту (бюджета);
•представление отчета топ-менеджерам после обобщения полученной информации.
СОБЕСЕДОВАНИЯ И СЕМИНАРЫ, ОРГАНИЗУЕМЫЕ В ХОДЕ АУДИТА ЗНАНИЙ
Вы можете сначала провести семинары и (или) структурированные собеседования с ключевыми и рядовыми сотрудниками соответствующих подраз-